10.3.5.1 Inleiding

Een voor de praktijk belangrijke vraag is in hoeverre het motiveringsbeginsel meebrengt dat de onderzoekers in het verslag de brondocumenten en gespreksverslagen moeten citeren waarop zij zich beroepen, of deze brondocumenten en gespreksverslagen als bijlage bij het verslag moeten voegen. Aandachtspunt 4.3 beveelt de onderzoekers aan om gespreksverslagen en schriftelijke stukken waaraan wezenlijke bevindingen zijn ontleend aan het verslag te hechten. Van een dwingend voorschrift is geen sprake, omdat dit uitgangspunt geen afbreuk doet aan het uitgangspunt dat de onderzoekers vrij zijn in de uitvoering van de hun opgedragen taak en zij het onderzoek naar eigen inzicht inrichten.1

Ik zie drie redenen waarom de onderzoekers gespreksverslagen en brondocumenten niet aan het verslag zouden hechten. De eerste is het belang van de rechtspersoon bij vertrouwelijkheid.2 De tweede reden betreft de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van betrokkenen.3 De derde reden is het belang van een goede en efficiënte uitvoering van het onderzoek. In de Meavita-zaak heeft de Ondernemingskamer dit als argument aanvaard om geen gespreksverslagen aan het verslag te hechten.4 Zij overwoog dat “Aangenomen moet worden, dat onderzoekers – met het oog op het belang dat te horen personen zich meer in vrijheid zullen uiten, indien het besprokene niet in volle omvang aan anderen bekend zal worden gemaakt – bewust ervoor hebben gekozen de gespreksverslagen niet aan het onderzoeksverslag te hechten.”5 Die keuze kon de Ondernemingskamer tevens billijken omdat de onderzoekers de gespreksverslagen in concept, met verzoek om commentaar, aan de onderscheiden personen hadden toegezonden. Voorts hadden zij ruimschoots uit de gesprekken geciteerd, onder vermelding van vraag en antwoord, terwijl hun conclusies steeds berustten op een veelheid van bronnen, zodat de betrokken citaten – voor zover voor de beschikking van belang – voldoende in hun verband waren geplaatst. Ofschoon ik het eens ben met het principe dat een goede en efficiënte uitvoering van het onderzoek kan meebrengen dat er geen gespreksverslagen aan het verslag worden gehecht, vind ik de motivering van deze beslissing niet overtuigend. Dat de gehoorde personen het verslag voor commentaar toegestuurd hebben gekregen, vloeit voort uit de jegens die personen in acht te nemen zorgvuldigheid.6 Met de motivering van de tweedefasebeschikking heeft dat niets te maken. Ik denk dat de overweging van de onderzoekers een andere is geweest dan de Ondernemingskamer veronderstelt. De onderzoekers hebben van de interviews verbatim gespreksverslagen gemaakt.7 Uit ervaring weet ik dat (door administratief medewerkers van het kantoor van een onderzoeker uitgewerkte) verbatim verslagen wemelen van de typefouten en niet altijd even coherent zijn.8 Het corrigeren daarvan kost veel tijd en heeft weinig toegevoegde waarde. Het aanhechten van gespreksverslagen aan het onderzoeksverslag zou de onderzoekers ertoe hebben genoopt daar met de stofkam doorheen te gaan, hetgeen een weinig zinvolle besteding van het onderzoeksbudget zou zijn geweest. Dat is wat mij betreft een valide reden om geen verbatim gespreksverslagen aan het onderzoeksverslag te hechten. Er zijn overigens ook onderzoekers die van interviews geen verbatim verslag, maar een zakelijke weergave van de verklaring van de geïnterviewde opstellen. Met betrekking tot dit type gespreksverslag doet zich het hier gesignaleerde bezwaar minder gevoelen. Ik sluit overigens niet uit dat onderzoekers ook nog andere dan de hier genoemde drie redenen kunnen hebben om gespreksverslagen of andere brondocumenten niet aan het verslag te hechten.

Waar het bij de vraag of brondocumenten en gespreksverslagen aan het verslag zouden moeten worden gehecht om gaat, is of de partijen, als dat niet is gebeurd, voldoende mogelijkheden hebben de feitelijke bevindingen van de onderzoekers te weerspreken. Als partijen een verweer van deze strekking voeren, zal de Ondernemingskamer moeten beslissen of het desbetreffende gedeelte van het verslag zonder schending van het beginsel van hoor en wederhoor aan haar beslissing ten grondslag kan worden gelegd.9 Dat is een moeilijke afweging. Het hangt sterk af van de omstandigheden van het geval. Ik denk wel dat het mogelijk is enkele vuistregels te formuleren die de onderzoekers, en als partijen in een tweedefaseprocedure dit verweer voeren: de Ondernemingskamer, zouden kunnen hanteren.

Voor de goede orde merk ik op dat de vraag of de onderzoekers het aanhechten van gespreksverslagen en andere brondocumenten achterwege kunnen laten, alleen speelt met betrekking tot het vaststellen van de feiten. Voor het tegenspreken van eventuele oordelen, meningen, conclusies en aanbevelingen lijkt mij het niet nodig dat betrokkenen over gespreksverslagen en brondocumenten beschikken.