10.3.5.2 Vuistregels voor de beslissing om al dan niet brondocumenten en gespreksverslagen als bijlagen aan het verslag te hechten

De onderzoekers hechten alleen brondocumenten en gespreksverslagen aan het verslag als dat naar hun oordeel nodig is ter verwezenlijking van de doeleinden van de enquêteprocedure, meer in het bijzonder ten behoeve van een eventuele tweedefaseprocedure, maar doen dit niet ten behoeve van eventuele vervolgprocedures bij de gewone rechter;

Als alle partijen beschikken over de relevante brondocumenten, hechten de onderzoekers deze niet aan het verslag. Partijen kunnen de bevindingen van de onderzoekers dan verifiëren en de Ondernemingskamer kan partijen desgewenst gelasten die brondocumenten in het geding te brengen;

Indien slechts een of enkele partijen bij het onderzoek beschikken over de brondocumenten waaraan de onderzoekers wezenlijke bevindingen ontlenen, hechten de onderzoekers deze brondocumenten in beginsel aan het verslag voor zover de verwerende partijen daarover niet beschikken en dat nodig is om hen in staat te stellen zich tegen de bevindingen van de onderzoekers te verweren. Indien de verzoekers (of daarmee gelijk te stellen belanghebbenden) niet over deze brondocumenten beschikken, wegen de onderzoekers het belang van de rechtspersoon bij vertrouwelijkheid af tegen het belang van de verzoekers bij opening van zaken. De onderzoekers kunnen er daarbij rekening mee houden dat de Ondernemingskamer in een tweedefaseprocedure de rechtspersoon ook kan gelasten deze documenten in het geding te brengen, of hen kan verzoeken het verslag aan te vullen door deze brondocumenten alsnog als bijlage bij het verslag te voegen;

Deze vuistregel leent zich voor overeenkomstige toepassing op gespreksverslagen, met dien verstande dat, behalve eventueel de gehoorde persoon, de partijen daarover niet beschikken.

Indien voorzienbaar is dat de Ondernemingskamer het verslag zelf ter inzage zal leggen voor eenieder, maar de bijlagen uitsluitend voor belanghebbenden, maakt het aanhechten van brondocumenten en gespreksverslagen aan het verslag een minder grote inbreuk op het belang van de rechtspersoon bij vertrouwelijkheid dan het in het verslag daaruit uitvoerig citeren. De onderzoekers dienen dat in hun afweging te betrekken. Indien niet aannemelijk is dat het verslag ter inzage zal worden gelegd voor eenieder, kunnen de onderzoekers ter bescherming van het belang van de rechtspersoon bij vertrouwelijkheid ervoor kiezen om juist uitvoeriger uit deze documenten in het verslag te citeren, in plaats van deze aan het verslag te hechten;

Bij hun beslissing brondocumenten en gespreksverslagen al dan niet aan het verslag te hechten of daaruit uitvoerig te citeren, wegen de onderzoekers het belang van bescherming van de persoonlijke levenssfeer van betrokkenen af tegen het belang van opening van zaken en verifieerbaarheid van hun bevindingen;

Bij hun beslissing om gespreksverslagen al dan niet aan te hechten aan het verslag kunnen de onderzoekers een eventueel onderzoeksbelang om dat niet te doen (daaronder begrepen het beperken van de kosten van het onderzoek), afwegen tegen het belang van opening van zaken.