7.6.6.1 Het doel van het voeren van formele en informele gesprekken

Het doel van het houden van gesprekken met betrokkenen is vierledig. In de oriëntatiefase van het onderzoek kan het voor de onderzoekers zinvol zijn om informele gesprekken te voeren met personen die hun een indruk kunnen geven van de organisatie van de rechtspersoon, de door de rechtspersoon gehanteerde procedures en de wijze waarop de administratie van de rechtspersoon is ingericht. Bij grotere inquisitoire enquêtes worden dit soort informele gesprekken in het algemeen niet met leden van het bestuur gevoerd, maar met bijvoorbeeld de secretaris van de vennootschap of een bedrijfsjurist. Met de aldus verkregen informatie kunnen de onderzoekers een plan van aanpak opstellen en beter beoordelen hoe zij de datacollectie gaan organiseren. Het is niet gebruikelijk, en ook niet wenselijk, om deze gesprekken te notuleren, en de inhoud ervan behoort door de onderzoekers niet te worden gebruikt ter onderbouwing van hun bevindingen in het verslag.1 Hetgeen ik hierna opmerk, heeft niet op dit type gesprekken in de oriëntatiefase betrekking, maar op het horen van personen in formele gesprekken, wier verklaringen wél door de onderzoekers aan hun bevindingen ten grondslag kunnen worden gelegd.

Een tweede doel van het voeren van (formele) gesprekken is het verkrijgen van informatie in aanvulling op de gevonden schriftelijke bewijsstukken. Als voorbeeld noem ik het achterhalen van de inhoud van besprekingen die niet zijn genotuleerd.

Een derde doel van het voeren van (formele) gesprekken is dat dit de mogelijkheid biedt om de achtergrond, de volledigheid en de context van de gevonden schriftelijke bewijsstukken beter te begrijpen. Het belang hiervan kan moeilijk worden overschat. Daarom geef ik hieronder twee voorbeelden:

De onderzoekers hebben een e-mail gevonden die aan een bestuurder van de rechtspersoon is toegezonden en relevant is voor het onderzoek. Uit deze e-mail zouden de onderzoekers bijvoorbeeld kunnen afleiden dat de bestuurder iets wist en dat hij daarom iets had moeten doen of juist had moeten nalaten. Uit het feit dat de bestuurder de e-mail heeft ontvangen, kan echter nog niet worden afgeleid dat hij de e-mail heeft gelezen. En als dat het geval is, is het nog de vraag of de inhoud van de e-mail tot hem doorgedrongen was. Om die reden is het bijvoorbeeld van belang om de bestuurder te vragen hoe hij met e-mails omging. Las hij alle e-mails, of liet hij dat over aan een persoonlijk assistent, die hem wees waarop hij moest reageren? Las de bestuurder ook e-mails die aan hem cc of bcc waren gestuurd of alleen de e-mails die aan hemzelf gericht waren? Hoeveel e-mails ontving de bestuurder op die bewuste dag? Was hij bijvoorbeeld de bewuste dag grotendeels in vergadering, of in een vliegtuig voor een intercontinentale vlucht zonder internetverbinding, zodat hij de e-mails pas na de landing kon lezen? Heeft hij de e-mails op een computer of op een smartphone met een klein scherm gelezen? Dit soort achtergrondinformatie kan van belang zijn om te kunnen beoordelen of een bestuurder een verwijt kan worden gemaakt of hij wel of niet iets met de inhoud van deze e-mail heeft gedaan.

Uit de (summiere) notulen van een bestuursvergadering blijkt dat het bestuur een bepaalde investeringsbeslissing heeft genomen. Uit deze notulen blijkt niet of dit besluit een hamerstuk is geweest of dat het bestuur uitvoerig de voor- en nadelen van de investeringsbeslissing heeft afgewogen. Het interviewen van de individuele bestuursleden is noodzakelijk om te achterhalen of de voor- en nadelen zijn afgewogen. Wellicht blijkt uit de interviews dat het besluit inderdaad een hamerstuk was, maar de voor- en nadelen van de beslissing op een eerder moment grondig in een informele bespreking in kaart zijn gebracht en besproken. Dit maakt een wezenlijk verschil voor de beoordeling door de onderzoekers of de investeringsbeslissing behoorlijk was voorbereid.

Een vierde doel van het voeren van (formele) gesprekken met betrokkenen is om hun de gelegenheid te geven hun visie te geven op de onderzoeksvraag die de onderzoekers moeten beantwoorden. De meest betrokken partijen bij het onderzoek, zoals bestuurders en commissarissen, behoren die gelegenheid te krijgen voordat de onderzoekers hun oordeel neerleggen in het conceptverslag.2