7.6.6.2 Het voorbereiden en organiseren van een formeel gesprek door de onderzoekers

De eerste stap die de onderzoekers moeten nemen, is beslissen wie zij willen horen. Zoals ik in § 6.4.7 uiteengezet heb, zouden de onderzoekers in ieder geval degenen moeten horen ten aanzien van wie zij een hoorplicht hebben. Hetzelfde geldt voor degenen ten aanzien van wie vermoedelijk wezenlijke bevindingen in het verslag zullen worden vermeld. Daarbuiten kunnen de onderzoekers gebruikmaken van de hun toekomende onderzoeksvrijheid om zelf te bepalen wie zij willen horen. De onderzoekers kunnen enerzijds in hun afweging betrekken in hoeverre de informatie waarover de te interviewen persoon naar verwachting beschikt, kan bijdragen aan het beantwoorden van de onderzoeksvraag, en anderzijds de kosten en het tijdsbeslag die met het horen van de persoon zijn gemoeid. Voor zover het gaat om personen die niet verplicht zijn om informatie te verstrekken, kunnen de onderzoekers rekening houden met de waarschijnlijkheid dat de betrokkenen aan het horen zullen willen meewerken.

De tweede stap die de onderzoekers moeten nemen, is het voorbereiden van het formele gesprek. Concreet betekent dit dat de onderzoekers moeten bedenken over welke onderwerpen zij de desbetreffende persoon vragen willen stellen. Vervolgens zullen zij een lijst met vragen moeten maken. Met het oog op het voorkomen van hindsight bias en andere beoordelingsfouten is het belangrijk om daarbij gestructureerd te werk te gaan en te beginnen met het in kaart brengen en het beschrijven van de feitelijke situatie en de context.1 Zij moeten daarbij vooringenomenheid vermijden. Als zij de indruk wekken vooringenomen te zijn, kunnen zij de schijn wekken partijdig te zijn.2 Dat heeft ook gevolgen voor de vraagstelling gedurende het verhoor. De onderzoekers doen er verstandig aan open vragen te stellen en suggestieve vragen te vermijden. Tijdens de datacollectie zullen de onderzoekers vermoedelijk documenten hebben geselecteerd waaraan zij bepaalde conclusies willen verbinden. Het verdient in het algemeen aanbeveling om de te horen persoon met deze documenten te confronteren, bijvoorbeeld om de authenticiteit daarvan te verifiëren, vast te stellen of de te horen persoon daarvan heeft kennisgenomen of om zijn reactie hierop te vragen.3 Aan het einde van het gesprek zullen de (voormalige) bestuurders en commissarissen van de rechtspersoon en anderen ten opzichte van wie de onderzoekers een hoorplicht hebben, de gelegenheid moeten krijgen om hun visie te geven op de onderzoeksvraag.4

Het slotstuk van de voorbereiding van het formele gesprek is het uitnodigen van de te horen persoon. De onderzoekers dienen dat schriftelijk te doen, onder opgave van de onderwerpen waarover zij hem willen spreken. Voor zover dit niet al in een onderzoeksprotocol is vastgelegd, zullen zij hem moeten mededelen dat hij zich door een advocaat kan laten bijstaan, hoe het gespreksverslag zal worden gemaakt, en op welke wijze en binnen welke termijn hij correcties op het concept van dat verslag kan voorstellen.