6.3.4 De omvang van het inzagerecht

Zoals uit de toelichting op Aandachtspunt 3.6 blijkt, kunnen de onderzoekers op grond van deze bepaling alle documenten inzien waarover de rechtspersoon beschikt, ongeacht in welke vorm deze worden bewaard: op papier of elektronisch. Bij het verzamelen van de relevante documenten moeten de onderzoekers planmatig te werk gaan. Welke documenten mogelijk relevant zijn voor het uitvoeren van de onderzoeksopdracht hangt sterk af van het type enquête en de onderzoeksopdracht.1

Onderzoekers plegen zich doorgaans te beperken tot het gericht opvragen van bepaalde soorten documenten. De rechtspersoon kan hun deze stukken in kopie ter hand stellen. In grotere enquêtes richt de rechtspersoon soms een (virtuele) dataroom in of wordt de inhoud daarvan op een dvd gekopieerd. De rechtspersoon is niet gehouden de originele stukken aan de onderzoekers af te geven. Wel kunnen de onderzoekers de originele documenten inzien en hebben zij recht op afgifte van een kopie.2 Als de onderzoekers aan de echtheid van bepaalde documenten zouden twijfelen, zijn zij mijns inziens gerechtigd deze op echtheid door een deskundige te laten onderzoeken. Bij mijn weten is dat tot op heden nog nooit gebeurd.

Ik heb de indruk dat de onderzoekers in het algemeen geen behoefte hebben aan het gebruiken van forensische onderzoeksmethoden die gebruikt worden bij interne fraudeonderzoeken.3 De reden daarvoor is, denk ik, dat dit soort onderzoeken zich kan uitstrekken over de gehele organisatie van de rechtspersoon, terwijl bij enquêtes het onderzoek zich doorgaans beperkt tot de handelwijze van de organen van de rechtspersoon. Dit neemt niet weg dat het onderzoekers op grond van deze bepaling in beginsel vrijstaat om over te gaan tot het elektronisch doorzoeken van databases en servers om bepaalde informatie boven tafel te krijgen als zij dit voor de vervulling van hun taak nodig achten. Door het maken van een zogenaamde forensic image van bestanden kunnen ook gewiste bestanden worden teruggehaald. Ook die vallen onder de gegevensdragers van de rechtspersoon. Het door de onderzoekers in acht te nemen evenredigheidsbeginsel zal echter doorgaans meebrengen dat het inzetten van dit soort forensische onderzoeksmethoden achterwege dient te blijven.4

Het inzagerecht van de onderzoekers strekt zich ook uit tot het persoonlijk archief van de functionarissen van de rechtspersoon, meer in het bijzonder de e-mailboxen van deze functionarissen, voor zover deze documenten en databestanden berusten bij de rechtspersoon. Wanneer dit archief zich bevindt op het privéadres van deze functionarissen of op een server van een derde die geen (contractuele) relatie met de vennootschap heeft, zijn het geen gegevensdragers van de rechtspersoon en vallen deze niet onder het inzagerecht. Bij mijn weten is het slechts sporadisch voorgekomen dat onderzoekers van forensische onderzoeksmethoden gebruik hebben gemaakt. In de Fortis-enquête hebben de onderzoekers de e-mailboxen van de bestuurders onderzocht. Ook in de Xeikon-enquête heeft de onderzoeker e-mailboxen opgevraagd.5

Het inzagerecht kan alleen worden uitgeoefend door de onderzoekers. In de zaak Meepo Holding vroeg de verzoeker de Ondernemingskamer te bevelen dat aan een door hem aangewezen account inzage zou worden gegeven in de administratie van de rechtspersoon. De Ondernemingskamer wees dit verzoek af met de overweging dat het stelsel van het enquêterecht op onaanvaardbare wijze zou worden doorkruist indien – naast het onderzoek dat plaatsvindt of heeft plaatsgevonden onder de regie van de benoemde onderzoeker – (een) van partij(en) zelfstandig onderzoek zou – kunnen – doen of laten doen, zoals te dezen verzocht, naar feiten of omstandigheden die van belang – kunnen – zijn voor de beoordeling van het beleid en de gang van zaken van een rechtspersoon als bedoeld in artikel 2:345 lid 1 BW.6