7.5.8.6 Communicatie met partijen en hun advocaten

De onderzoekers moeten tijdens het onderzoek uiteraard met partijen corresponderen. Op grond van het beginsel van hoor en wederhoor zouden de onderzoekers in beginsel alle correspondentie in afschrift moeten sturen aan partijen.1 De door de onderzoekers in acht te nemen vertrouwelijkheid staat daar echter aan in de weg. In § 7.3.5 heb ik dit spanningsveld geschetst en heb ik aangegeven hoe de onderzoekers hiermee om zouden moeten gaan.

Vanwege het vertrouwelijkheidsvereiste behoeven de onderzoekers correspondentie waarin zij de rechtspersoon of derden vragen om hun boeken, bescheiden en andere informatiedragers ter beschikking te stellen, dus niet te verstrekken aan de andere partijen. Hetzelfde geldt voor correspondentie over meer praktische zaken, zoals het stellen van zekerheid voor het onderzoeksbudget. Ook als de onderzoekers partijen uitnodigen om gehoord te worden, behoeven zij daarvan geen afschrift aan de andere partijen te sturen. Uiteraard behoeven de onderzoekers het conceptverslag dat zij, geheel of gedeeltelijk, voor het maken van opmerkingen aan bepaalde partijen voorleggen, evenmin aan de overige partijen bij het onderzoek in afschrift toe te sturen.2 Wat de onderzoekers wél naar alle partijen moeten sturen, is correspondentie over het onderzoeksprotocol en het plan van aanpak.

Partijen die aan de onderzoekers documenten sturen, zoals een zienswijze, behoeven daarvan geen kopie aan de andere partijen te sturen.3 De onderzoekers beoordelen of het beginsel van hoor en wederhoor meebrengt of zij van een of meer partijen ontvangen documenten moeten delen met de andere partijen, en wegen het belang daarvan af tegen het belang dat de rechtspersoon (en derden) hebben bij het vertrouwelijk blijven van de informatie uit de documenten. Indien de onderzoekers menen dat deze informatie met anderen moet worden gedeeld, voegen zij deze documenten in beginsel bij het onderzoeksverslag. Als een partij bepaalde onderzoekswensen heeft, kan zij die kenbaar maken aan de onderzoekers zonder een afschrift ervan aan de andere partijen te hoeven sturen. Het is aan de onderzoekers om te bepalen of zij daarop in willen gaan en of zij daar de andere partijen over willen horen.

De onderzoekers verantwoorden in het onderzoeksverslag de wijze waarop zij met partijen en andere belanghebbenden hebben gecommuniceerd.4 Eerder behoeven zij dat ook niet te doen. Naar mijn mening zijn zij bijvoorbeeld niet gehouden tijdens het onderzoek aan de partijen daarbij mede te delen aan welke partijen zij het conceptverslag voor het leveren van commentaar hebben voorgelegd of zullen voorleggen.