7.2.1.1 Section 302 SOx

Section 302 SOx, getiteld "Corporate responsibility for financial reports", bepaalt dat de SEC voorschriften zal uitvaardigen inhoudende dat de "principal executive officer" en "principal financial officer" of personen die gelijksoortige functies vervullen in ieder jaarverslag ("annual report") of kwartaalverslag ("quarterly report") een verklaring afgeven die wordt gedeponeerd onder Sections 13(a) en 15(d) van de Securities Exchange Act. De SEC heeft dit uitgewerkt in haar "Final Rule: Management's Reports on Internal Control Over Financial Reporting and Certification of Disclosure in Exchange Act Periodic Report" (de "Exchange Act Rules").1 Het gaat om de personen die deze functies vervullen op het moment van de publicatie van het verslag.2

Deze verklaring moet inhouden dat de ondertekenende officer het verslag heeft doorgenomen en beoordeeld ("reviewed") en dat naar zijn wetenschap het verslag geen onjuiste verklaring over enig materieel feit bevat, of in het verslag niet enig materieel feit is weggelaten dat nodig is om de verklaring — in het licht van de omstandigheden waaronder deze werd afgegeven — niet misleidend te laten zijn per en over de periode waarop het verslag betrekking heeft.3 De verklaring moet tevens bevatten dat naar zijn wetenschap de financiële verslagen en andere financiële informatie in het verslag de financiële positie en resultaten van de vennootschap per de verslagdatum en gedurende de periodes waarop het verslag ziet in alle materiële aspecten getrouw weergeven. Over de interne risicobeheersing en controle dient te worden verklaard4 dat de ondertekenende officers:

In het door Sections 240.13a-14 en 240.15d-15 Exchange Act Rules voorgeschreven formulier is in aanvulling op Section 302 Sarbanes-Oxley Act opgenomen dat verklaard moet worden dat er een zodanige interne controle is opgesteld in verband met financiële rapportage, of dat deze onder verantwoordelijkheid van de ondertekenende officers is opgesteld, dat een redelijke zekerheid wordt verkregen over de betrouwbaarheid van de financiële rapportage en de voorbereiding van de externe fmanciële verslagen in overeenstemming is met GAAP.

Voorts dienen de ondertekenende officers te verklaren dat in het verslag is aangegeven of er belangrijke wijzigingen in de interne controle7 waren of andere factoren die in belangrijke mate de interne controlesystemen kunnen beïnvloeden na de datum van de evaluatie, daaronder begrepen corrigerende maatregelen met betrekking tot "significant deficiencies and material weaknesses".

Tenslotte moet worden verklaard dat de ondertekenende officers de accountant en audit-commissie hebben geïnformeerd over de volgende zaken:

In de Exchange Act Rules zijn bepaalde modellen opgenomen voor deze "in control"-statement, die moeten worden aangehecht als bijlagen bij de relevante periodieke rapporten.