2.5 NWR-Aanbevelingen inzake buitengerechtelijke kosten (Rapport Voor-werk II)

Naast de proceskosten als bedoeld in art. 237 e.v. Rv kunnen ook de door de winnende partij gemaakte buitengerechtelijke kosten1 voor vergoeding in aanmerking komen. Hierbij moet onderscheid gemaakt worden tussen bedongen en niet-bedongen kosten.2 Bedongen buitengerechtelijke kosten moeten in beginsel steeds worden vergoed, maar kunnen ingevolge art. 242 lid 1 Rv door de rechter - zo nodig ook ambtshalve - worden gematigd. Niet-bedongen buitengerechtelijke kosten kunnen via de weg van art. 6:96 lid 2 sub b en/of c BW als vermogensschade worden gevorderd. Voor toewijzing dient steeds de 'dubbele redelijkheidstoets' van deze bepaling te worden doorstaan: zowel het maken van de kosten als de omvang ervan moeten redelijkerwijze verantwoord zijn geweest.3 Matiging van niet-bedongen buitengerechtelijke kosten is eveneens niet uitgesloten: art. 6:109 BW geeft de rechter immers een algemene bevoegdheid tot matiging voor die gevallen waarin hij van oordeel is dat toekenning van volledige schadevergoeding tot 'kennelijk onaanvaardbare gevolgen' zou leiden. In aanmerking genomen dat buitengerechtelijke kosten op grond van art. 6:96 BW pas toewijsbaar zijn indien deze 'redelijk' zijn, alsmede dat de rechter bij toepassing van art. 6:109 BW terughoudendheid moet betrachten,4 zal hiervan echter slechts in uitzonderingsgevallen sprake kunnen zijn.5

Op het gebied van de buitengerechtelijke kosten zijn in het recente en minder recente verleden binnen de rechterlijke macht al diverse initiatieven ontplooid teneinde tot (meer) uniformiteit in de vergoeding daarvan te komen. Reeds in 1974 stelde de Kring van Kantonrechters een richtlijn vast, waarin een 'staffel' voor de bepaling van (bedongen) buitengerechtelijke kosten was opgenomen.6 In 1989 werd door de NWR-werkgroep 'Buitengerechtelijke Kosten' een vijftal aanbevelingen opgesteld omtrent de toewijzing van buitengerechtelijke (incasso)kosten.7

Ter aanpassing en actualisering van deze aanbevelingen werd in 1998 het Rapport 'Voor-werk' uitgebracht.8 Bij de totstandkoming van het rapport werden vertegenwoordigers van de rechterlijke macht (gerechtshoven, rechtbanken en kantonrechters) en de rechtspraktijk (o.a. de Nederlandse Orde van Advocaten en de Koninklijke Vereniging van Gerechtsdeurwaarders) geconsulteerd. Het rapport werd in september 1998 door het hoofdbestuur van de NVvR goedgekeurd; de rechterlijke colleges werd bij die gelegenheid verzocht zoveel mogelijk te werken conform de aanbevelingen van het rapport. Na overwegend kritische reacties vanuit de literatuur en de praktijk9 werd het rapport Voorwerk op enige punten aangepast. De herziene versie van het rapport (hierna: Voor-werk II) is met ingang van 1 april 2001 'van kracht'.10

Voor-werk II bevat een zevental aanbevelingen, waarvan in dit verband met name de eerste twee van belang zijn. Kort samengevat komen deze twee aanbevelingen erop neer dat zowel bedongen als niet-bedongen buitengerechtelijke kosten op een forfaitair bedrag (te weten: twee punten van het toepasselijke liquidatietarief in eerste aanleg, met een maximum van 15% van de hoofdsom, waarbij voor kantonzaken een aparte staffel geldt) moeten worden vastgesteld. Dit is slechts anders wanneer de schuldeiser gemotiveerd stelt, en zo nodig bewijst, dat de werkelijk gemaakte kosten hoger zijn én dat deze 'redelijk' zijn. Om tot dit resultaat te komen dient de rechter in geval van bedongen buitengerechtelijke kosten gebruik te maken van de matigingsbevoegdheid van art. 241 Rv. Gaat het om een vordering ter zake van niet-bedongen kosten, dan dient de rechter zijn bevoegdheid tot begroting c.q. schatting van de schade (art. 6:97bw), of eventueel de matigingsbevoegdheid van art. 6:109 BW in te zetten.11 De overige aanbevelingen uit het rapport Voorwerk II hebben onder meer betrekking op de toewijsbaarheid van administratie- of bureaukosten, de kosten van een advocaat in dienstbetrekking, bedongen rente en BTW over buitengerechtelijke kosten.