Het onderzoek in de enquêteprocedure (VDHI nr. 145) 2017/7.5.4.2:7.5.4.2 Onderzoeksdossier

Het onderzoek in de enquêteprocedure (VDHI nr. 145) 2017/7.5.4.2

7.5.4.2 Onderzoeksdossier

Deze functie is alleen te gebruiken als je bent ingelogd.Deze functie is alleen te gebruiken als je bent ingelogd.Deze functie is alleen te gebruiken als je bent ingelogd.

De onderzoekers dienen een dossier van het onderzoek aan te leggen.1 In dit dossier kunnen de volgende stukken worden opgenomen:

a.

een kopie van het procesdossier;

b.

de door de onderzoekers gevoerde correspondentie met onder meer (i) de Ondernemingskamer, de secretaris van de Ondernemingskamer en de raadsheer- commissaris, (ii) de door de Ondernemingskamer benoemde functionarissen, (iii) partijen bij het onderzoek en hun advocaten, en (iv) derden;

c.

het plan van aanpak en het onderzoeksprotocol;

d.

de documenten die de onderzoekers in de loop van het onderzoek hebben verzameld, voor zover deze niet in een dataroom zijn opgenomen of op andere wijze in het onderzoek toegankelijk zijn;

e.

de documenten waarop de onderzoekers hun bevindingen baseren, voor zover die niet al anderszins in het dossier zijn opgenomen;

f.

eventuele audiovisuele opnames2 die de onderzoekers hebben gebruikt bij het horen van personen;

g.

de verslagen van interviews van personen en overige gesprekken die de onderzoekers in hun hoedanigheid hebben gevoerd;

h.

een kopie van eventuele voortgangrapportages en tussentijdse rapportages;

i.

het conceptverslag of de conceptverslagen of delen daarvan die de rechtspersoon en betrokkenen voor hoor en wederhoor zijn voorgelegd;

j.

de reacties van de rechtspersoon en betrokkenen op het conceptverslag of de conceptverslagen;

k.

de staat van werkzaamheden;3

l.

de financiële administratie.

Tot het onderzoeksdossier behoren niet (i) persoonlijke aantekeningen van de onderzoekers en (ii) eventuele correspondentie tussen de onderzoekers (of hun kantoorgenoten) onderling.

Het dossier dient een aantal doeleinden. In de eerste plaats is het uiteraard voor de onderzoekers zelf bestemd, om het onderzoek adequaat te kunnen verrichten. In de tweede plaats is het dossier voor de onderzoekers van belang om verantwoording te kunnen afleggen. Die verantwoording betreft in ieder geval de werkzaamheden die zij hebben verricht, blijkend uit de staat van werkzaamheden, en de door hen gemaakte kosten, blijkend uit de financiële administratie. Deze verantwoording hebben de onderzoekers nodig om desgewenst verhoging van het onderzoeksbudget te kunnen vragen en om, aan het einde van het onderzoek, de Ondernemingskamer te kunnen vragen hun vergoeding vast te stellen.4

De verantwoordingsplicht van de onderzoekers gaat echter verder. Indien een gehoorde persoon op- of aanmerkingen over het verslag van het verhoor heeft, heeft hij recht op inzage in audiovisuele opnames daarvan.5 De onderzoekers zullen vaak bepaalde brondocumenten waarop hun bevindingen zijn gebaseerd aan het verslag hechten.6 Om dat te kunnen doen, zullen zij deze documenten beschikbaar moeten hebben in het dossier. Denkbaar is ook dat de Ondernemingskamer de onderzoekers in de tweedefaseprocedure verzoekt tijdens de mondelinge behandeling inlichtingen te verstrekken,7 documenten over te leggen of aanvullend onderzoek gelast.8 Om aan dergelijke verzoeken van de Ondernemingskamer te kunnen voldoen, zullen de onderzoekers de documenten beschikbaar moeten hebben.

Een derde reden waarom de onderzoekers een onderzoeksdossier moeten bijhouden, is voor het geval dat een opvolgend onderzoeker wordt benoemd. In dat geval moeten de onderzoekers het dossier overdragen aan die opvolgend onderzoeker. Het onderzoeksdossier moet zodanig zijn ingericht dat dit mogelijk is. Persoonlijke aantekeningen van de onderzoekers en onderlinge correspondentie behoeven niet te worden overgedragen aan een opvolgend onderzoeker.

Het onderzoeksdossier is vertrouwelijk. Deze vertrouwelijkheid heeft twee aspecten. De onderzoekers zullen, om te kunnen voldoen aan de op hen rustende geheimhoudingsplicht, ervoor moeten zorgdragen dat het dossier niet fysiek of elektronisch voor derden toegankelijk is. Als de onderzoekers het onderzoeksdossier opnemen in een document-managementsysteem van hun kantoor, moeten zij ervoor zorgen dat dit dossier afgeschermd is voor inzage door kantoorgenoten die niet bij het onderzoek zijn betrokken. De vertrouwelijkheid ervan brengt voorts mee dat de onderzoekers niet verplicht zijn het onderzoeksdossier geheel of gedeeltelijk met anderen te delen. Dit kunnen partijen en betrokkenen in de enquête zelf zijn, maar ook derden, zoals toezichthouders of het Openbaar Ministerie.9

Deze functie is alleen te gebruiken als je bent ingelogd.