11.6.3 Bewaren dossier

De onderzoekers moeten om het onderzoek te kunnen uitvoeren een dossier aanleggen.1 In dat dossier zitten zowel documenten die de onderzoekers van de Ondernemingskamer, de rechtspersoon en anderen hebben ontvangen, als eigen werkdocumenten. De onderzoekers zullen deze documenten in de regel gedeeltelijk fysiek en gedeeltelijk elektronisch voorhanden hebben. De geheimhoudingsplicht die de onderzoekers op grond van artikel 2:351 lid 3 BW in acht moeten nemen, blijft ook na de beëindiging van het onderzoek op hen rusten. De wet bepaalt niet wat de onderzoekers na de afronding van het onderzoek met het dossier moeten doen. De Aandachtspunten bepalen hierover evenmin iets. Dat is een omissie, daar dit een voor de praktijk belangrijke vraag betreft.

De Leidraad deskundigen in civiele zaken bevat wel een paragraaf getiteld ‘Bewaartermijn voor stukken’. Deze paragraaf blinkt echter niet uit in duidelijkheid. Er wordt in vermeld dat op grond van de toepasselijke archiefregels de gerechten procesdossiers zeven jaar moeten bewaren, maar dat die verplichting niet automatisch voor de deskundige geldt. Wel kan er in regels die voor de uitoefening van het beroep van de deskundige gelden een bewaartermijn zijn opgenomen.2 Impliciet kan hieruit worden afgeleid dat de deskundige gehouden is het dossier in ieder geval te bewaren zolang de procedure nog loopt: “De ervaring leert dat na een deskundigenbericht de procedure doorgaans enkele jaren later wel is afgerond. Als u na ongeveer vijf jaar geen kopie van de uitspraak heeft ontvangen en twijfelt of u de stukken kunt vernietigen, kunt u de Contactpersoon vragen of de zaak is afgedaan.”3 Toen Blanco Fernández c.s. ‘Richtlijnen voor de onderzoeker in enquêteprocedures’ opstelde, wist hij kennelijk ook niet goed wat hij hiermee aan moest. In richtlijn 8.3 nam hij op dat de onderzoeker nadat zijn taak is beëindigd met de Ondernemingskamer in overleg treedt over de bewaring van het onderzoeksdossier.4 Zij geven echter niet aan wat de Ondernemingskamer dan voor aanwijzingen aan de onderzoekers moet c.q. kan geven. In de toelichting op de richtlijn namen zij op dat indien het onderzoek door een andere onderzoeker wordt voortgezet, het voor de hand ligt dat hij het dossier ter beschikking van de nieuwe onderzoeker stelt. In andere gevallen volgen zij de aanwijzingen over de bewaring van de Ondernemingskamer. Verder wijzen zij erop dat de onderzoekers er een eigen belang bij kunnen hebben afschrift van bepaalde stukken te houden, bijvoorbeeld van gevoerde correspondentie of het onderzoeksverslag. De onderzoekers mogen originele stukken die hun rechtspositie betreffen, behouden. Over stukken die geen onderdeel vormen van het onderzoeksdossier, zoals persoonlijke aantekeningen, mogen zij naar eigen inzicht beschikken.

Er zijn twee onderscheiden redenen waarom de onderzoekers het dossier in ieder geval tijdelijk onder zich moeten houden: in het belang van de enquêteprocedure en in hun eigen belang.

Zolang de enquêteprocedure nog loopt, kunnen de onderzoekers daarbij op de volgende wijzen betrokken worden:

Als een van deze situaties zich voordoet, is het noodzakelijk, althans wenselijk, dat de onderzoekers nog over het onderzoeksdossier beschikken. Om deze reden zou de Ondernemingskamer in een nieuwe versie van de Aandachtspunten moeten opnemen dat de onderzoekers hun dossier ten minste bewaren tot de tweedefaseprocedure is afgerond of, mocht een dergelijk verzoek niet worden ingediend, tot zes maanden nadien. Het vastleggen van een bewaarplicht is ook van belang omdat zich in het onderzoeksdossier persoonsgegevens kunnen bevinden, waarop de Wet bescherming persoonsgegevens van toepassing is. De toepasselijkheid van deze wet brengt mee dat persoonsgegevens niet langer mogen worden bewaard dan nodig is.8

De onderzoekers kunnen ook een eigenbelang hebben om bepaalde delen van het onderzoeksdossier onder zich te houden. Veruit de meeste onderzoekers zijn in fiscale zin ondernemer en zullen uit dien hoofde bepaalde stukken over de vaststelling van hun kosten onder zich moeten houden. De onderzoekers kunnen ook na beëindiging van het onderzoek civiel- of tuchtrechtelijk aansprakelijk gesteld worden. Om zich daartegen adequaat te kunnen verdedigen en de kosten van verweer op de rechtspersoon te kunnen verhalen, is het wenselijk dat zij over het onderzoeksdossier kunnen beschikken.9 Ik kan mij ook voorstellen dat zij eigen werkproducten, zoals het onderzoeksplan of het verslag zelf, willen houden om dat als voorbeeld in een eventueel nieuw onderzoek te kunnen gebruiken.

Indien de Ondernemingskamer meerdere onderzoekers heeft benoemd, lijkt mij het voldoende dat een van hen het (volledige) dossier onder zich houdt. Mede gezien de omvang die het onderzoeksdossier kan hebben lijkt het mij niet nodig dat alle onderzoekers een volledig exemplaar van het onderzoeksdossier onder zich houden.

Indien de onderzoekers op enig moment tot vernietiging van het onderzoeksdossier willen en kunnen overgaan, zullen zij ervoor moeten zorgen dat het dossier zodanig wordt vernietigd dat zij de op hen rustende geheimhoudingsplicht eerbiedigen. Stukken die zij in origineel van de rechtspersoon hebben gekregen zullen zij aan de rechtspersoon moeten teruggeven. Kopieën van stukken kunnen zij hetzij aan de rechtspersoon retourneren, hetzij vernietigen.