Bijlage 2 Model onderzoeksprotocol

De onderzoeker is aangesteld door de Ondernemingskamer bij beschikking [datum] om een onderzoek uit te voeren naar het beleid en de gang van zaken van [naam/namen rechtsperso(o)n(en)].

De onderzoeker heeft in een disclosure statement aan de Ondernemingskamer alle relevante feiten en omstandigheden vermeld op basis waarvan de Ondernemingskamer en partijen kunnen beoordelen of hij voldoet aan de eisen van onafhankelijkheid en onpartijdigheid. Op basis hiervan is de Ondernemingskamer tot benoeming van de onderzoeker overgegaan. De secretaris van de Ondernemingskamer heeft dit disclosure statement aan partijen toegezonden. Als een partij meent dat de onderzoeker niet onafhankelijk en onpartijdig is, kan zij haar bezwaren tegen de benoeming binnen 14 dagen na dagtekening gemotiveerd aan de Ondernemingskamer kenbaar maken. De Ondernemingskamer beslist hoe zij het bezwa ar verder behandelt.

Indien een partij meent dat de onderzoeker zich gedurende het onderzoek niet onpartijdig of onafhankelijk opstelt, kan zij haar bezwaren aan de onderzoeker kenbaar maken. De onderzoeker zal vervolgens met de Ondernemingskamer overleggen hoe verder te handelen. In beginsel zal de onderzoeker het onderzoek stilleggen, in afwachting van de beslissing van de Ondernemingskamer.

Indien de vermeende partijdigheid van de onderzoeker gebaseerd is op een voorgenomen onderzoekshandeling, kan de partij die dit meent ook de raadsheer-commissaris verzoeken een aanwijzing aan de onderzoeker te geven.

[Indien sprake is van meerdere onderzoekers] [naam] treedt op als voorzitter van de onderzoekscommissie. De onderzoekscommissie beslist in hoeverre zij onderzoekshandelingen gezamenlijk verricht, dan wel dit overlaat aan één [of twee] onderzoeker(s).

De onderzoeker heeft [naam, contactgegevens] aangesteld als secretaris van het onderzoek.

De secretaris kan zelfstandig namens de onderzoeker met partijen en derden corresponderen.

De Ondernemingskamer heeft mr. [naam, contactgegevens] benoemd tot raadsheer-commissaris om toezicht te houden op het onderzoek.

Partijen zijn bevoegd de raadsheer-commissaris te verzoeken de onderzoeker een aanwijzing te geven als bedoeld in artikel 2:350 lid 4 BW.

De onderzoeker kan de raadsheer-commissaris verzoeken hem een aanwijzing te geven.

De raadsheer-commissaris bepaalt welke partijen een afschrift ontvangen van de in de twee voorgaande leden bedoelde verzoeken, welke partijen in de gelegenheid worden gesteld op het verzoek te worden gehoord en op welke wijze dat kan plaatsvinden.

Als partijen in het onderzoek worden beschouwd iedere natuurlijke of rechtspersoon die door het onderzoek in zijn belangen kan worden geschaad.

De onderzoeker zal iedere natuurlijke of rechtspersoon die hij als partij bij het onderzoek aanmerkt, dit mededelen. Partijen hebben, onverminderd het bepaalde in de wet, de rechten en verplichtingen die in dit onderzoeksprotocol aan partijen worden verleend respectievelijk opgelegd. De partijen wijzen een of meer contactpersonen aan tot wie de onderzoeker zich kan wenden. Partijen kunnen hun advocaat als contactpersoon aanwijzen. De onderzoekers richten de correspondentie tot een partij aan de contactpersoon, onverminderd hun bevoegdheid zich rechtstreeks tot deze partij te wenden met gelijktijdige toezending van een afschrift daarvan aan de door die partij aangewezen contactpersoon. De rechtspersoon wijst naast de contactpersoon iemand aan voor het afhandelen van praktische zaken, zoals het aanleveren van stukken.

Een natuurlijke of rechtspersoon die meent dat hij ten onrechte niet door de onderzoeker als partij bij het onderzoek is aangemerkt, kan de onderzoeker verzoeken alsnog als partij bij het onderzoek te worden betrokken. De onderzoeker zal hem zijn beslissing mededelen. Tegen de beslissing van de onderzoeker staat geen rechtsmiddel open, onverminderd de bevoegdheid van eenieder om de raadsheer-commissaris te verzoeken de onderzoeker een aanwijzing te geven.

Het onderzoek is vertrouwelijk. Het is de onderzoeker niet toegestaan hetgeen hem bij het onderzoek blijkt, verder bekend te maken dan zijn opdracht met zich meebrengt.

De vertrouwelijkheid van het onderzoek brengt mee dat documenten die de onderzoeker bij de rechtspersoon of een of meer partijen opvraagt, niet ter beschikking worden gesteld van andere partijen, onverminderd de bevoegdheid van de onderzoeker om een of meer documenten met een of meer andere partijen te delen en onverminderd de bevoegdheid van de onderzoekers deze informatie te vermelden in of als bijlage toe te voegen aan het onderzoeksverslag of een tussentijds verslag.

De vertrouwelijkheid van het onderzoek brengt mee dat correspondentie van de onderzoeker met een partij vertrouwelijk is, en in beginsel niet met andere partijen wordt gedeeld.

De onderzoekers sturen, tenzij de Ondernemingskamer anders bepaalt, een afschrift van alle correspondentie met de Ondernemingskamer aan degenen die zij als partij bij het onderzoek hebben aangemerkt, met uitzondering van het verslag als bedoeld in artikel 2:353 lid 1 BW, dat zij uitsluitend aan de Ondernemingskamer en de rechtspersoon sturen.

De correspondentie tussen de onderzoekers en derden is vertrouwelijk.

Partijen mogen het conceptonderzoeksverslag, dat zij krijgen toegezonden voor het maken van opmerkingen, niet met derden delen. Onder ‘derden’ worden in dit verband niet verstaan adviseurs van deze partij, die aan een wettelijke of contractuele geheimhouding zijn gebonden.

De onderzoeker kan beslissen om een of meer hulppersonen in te schakelen voor het verrichten van administratieve of ICT-ondersteuning.

De onderzoeker kan besluiten een of meer hulppersonen in te schakelen om hem inhoudelijk bij te staan bij het uitvoeren van een deel van de onderzoeksopdracht. In dat geval zal de onderzoeker zijn voornemen daartoe eerst aan partijen kenbaar maken. Partijen kunnen binnen een week na de dag van aankondiging van het voornemen een hulppersoon in te schakelen, hun standpunt dienaangaande aan de onderzoeker kenbaar maken. De onderzoeker zal vervolgens beslissen of hij een hulppersoon zal inschakelen en, zo ja, wie. Tegen de beslissing van de onderzoeker staat geen rechtsmiddel open, onverminderd de bevoegdheid van eenieder om de raadsheer-commissaris te verzoeken de onderzoeker een aanwijzing te geven.

De onderzoeker kan besluiten een plan van aanpak op te stellen, onverminderd de bevoegdheid van de Ondernemingskamer de onderzoeker op te dragen een plan van aanpak op te stellen.

Het plan van aanpak bevat ten minste de volgende elementen: (i) een uitwerking van de onderzoeksopdracht; (ii) een beschrijving van de werkwijze en de onderzoeksmethoden die de onderzoeker voornemens is te hanteren; (iii) een begroting van de kosten van het onderzoek; (iv) een lijst van door de onderzoeker te horen personen; (v) een tijdschema waarbinnen de onderzoeker verwacht het onderzoek te kunnen afronden.

De onderzoeker legt het plan van aanpak in concept aan partijen voor, met het verzoek binnen 14 dagen hun eventuele op- en aanmerkingen aan hem mede te delen. Partijen kunnen daarbij eventuele onderzoekswensen kenbaar maken. De onderzoeker stelt daarna het plan van aanpak vast. Tegen de vaststelling van het plan van aanpak staat geen rechtsmiddel open, onverminderd de bevoegdheid van eenieder om de raadsheer-commissaris te verzoeken de onderzoeker een aanwijzing te geven.

Er kunnen zich omstandigheden voordoen die de onderzoeker nopen van het plan van aanpak af te wijken. Indien de onderzoeker op wezenlijke punten van het plan van aanpak wil afwijken, stelt hij een gewijzigd plan van aanpak op. Het bepaalde in het vorige lid is hierop van overeenkomstige toepassing.

De rechtspersoon is gehouden de onderzoeker alle gevraagde informatie aan te leveren, onverminderd zijn bevoegdheid de raadsheer-commissaris te vragen de onderzoeker een aanwijzing te geven. De onderzoeker zal proportioneel van zijn bevoegdheid gebruikmaken en, indien nodig, rekening houden met de gerechtvaardigde privacybelangen van betrokken natuurlijke personen.

De bestuurders, commissarissen en werknemers van de rechtspersoon en zij die dat waren in de onderzoeksperiode, zijn verplicht de onderzoeker inlichtingen te verschaffen. Daarom zijn zij verplicht om zich beschikbaar te maken voor een formeel of informeel gesprek met de onderzoeker, zoals uitgewerkt in de artikelen 9 en 10 van dit onderzoeksprotocol.

De onderzoeker kan personen vragen informeel met hem te spreken. Het doel van deze gesprekken is onder meer kennismaking en het bespreken van de opzet van het onderzoek. De onderzoeker kan ook andere onderwerpen aan de orde stellen.

Informele gesprekken worden niet genotuleerd. De onderzoeker zal de inhoud van het informele gesprek niet gebruiken als basis voor zijn bevindingen.

De gehoorde persoon kan zich laten bijstaan door een advocaat van zijn keuze.

De onderzoeker kan personen uitnodigen om formeel door hem te worden gehoord. Personen die bestuurder, [commissaris/toezichthouder] of werknemer van [naam rechtspersoon] zijn of in de periode waarop het onderzoek betrekking heeft waren, zijn verplicht aan de uitnodiging van de onderzoeker om te worden gehoord gevolg te geven. De onderzoeker houdt, mits redelijk, rekening met eventuele verhinderdata van de te horen persoon.

De onderzoeker stuurt de in het eerste lid bedoelde uitnodiging schriftelijk aan de te horen persoon. De uitnodiging bevat (i) een globale opgave van de onderwerpen die in het gesprek aan de orde komen, (ii) indien van toepassing, de mededeling dat de te horen persoon verplicht is aan de uitnodiging gehoor te geven en (iii) de mededeling dat onverminderd de bevoegdheid van de onderzoeker de Ondernemingskamer te verzoeken de opgeroepen persoon als getuige te horen, een opgeroepen persoon die geen gevolg geeft aan een uitnodiging om te worden gehoord, het recht om opmerkingen te maken op het conceptverslag kan verwerken.

De te horen persoon kan zich laten bijstaan door een advocaat van zijn keuze.

De te horen persoon is niet tot antwoorden verplicht voor zover hij zich op een verschoningsrecht kan beroepen.

De onderzoeker maakt van het gesprek een gespreksverslag. De onderzoeker legt het conceptgespreksverslag voor aan de gehoorde persoon, met de mededeling dat hij binnen 14 dagen na dagtekening opmerkingen over de vastlegging van het gesprek kan maken. De onderzoeker beslist op welke wijze die opmerkingen in het verslag worden verwerkt.

De onderzoeker kan besluiten het gesprek audiovisueel vast te leggen. In dat geval stelt de onderzoeker de gehoorde persoon in de gelegenheid om voor het verstrijken van de in lid 5 bedoelde termijn, op een door hem te bepalen wijze en locatie, deze vastlegging te beluisteren, zulks ten behoeve van het maken van opmerkingen op het gespreksverslag. De gehoorde persoon heeft geen recht op afgifte van de audiovisuele vastlegging van het gesprek.

De formele gesprekken vinden plaats in het Nederlands of het Engels. De kosten van een tolk als de gehoorde persoon de Nederlandse of Engelse taal onvoldoende beheerst, komen voor rekening van de gehoorde persoon, onverminderd de bevoegdheid van de onderzoeker de kosten van een tolk uit het onderzoeksbudget te betalen.

Iedere partij heeft het recht schriftelijk een zienswijze bij de onderzoeker in te dienen.

De onderzoeker kan een termijn stellen voor het indienen van een zienswijze. De onderzoeker kan een na het verstrijken van deze termijn ingediende zienswijze buiten beschouwing laten.

Het bepaalde in de eerste twee leden is van overeenkomstige toepassing op het indienen van bewijsmiddelen.

Ten behoeve van het onderzoek heeft [naam] een dataroom ingericht, waarin voor het onderzoek relevante documenten zijn opgenomen.

De partij die de dataroom heeft ingericht, beheert de toegang tot de dataroom. Een partij die meent ten onrechte geen toegang tot de dataroom te hebben, of die meent dat documenten in de dataroom ontbreken, kan zulks melden aan de onderzoeker.

De onderzoeker kan de beheerder van de dataroom verzoeken partijen geheel of gedeeltelijk toegang te verlenen tot de dataroom. Indien de beheerder van de dataroom daartoe niet bereid is, kan de onderzoeker in het belang van het onderzoek deze weigering opnemen in een voortgangsrapportage en/of het verslag.

De onderzoeker kan partijen verzoeken documenten ten behoeve van de dataroom ter beschikking te stellen. Indien een partij daartoe niet bereid is, kan de onderzoeker in het belang van het onderzoek deze weigering opnemen in een voortgangsrapportage en/of het verslag.

De kosten van het onderzoek worden gedragen door [de rechtspersoon; indien deze insolvent is, hier de naam/namen van deze persoon invullen].

[De onderzoeker is ondernemer voor de omzetbelasting. Dit betekent dat het in het volgende lid bedoelde onderzoeksbudget wordt verhoogd met de daarover verschuldigde omzetbelasting. De onderzoeker zal voor dit bedrag een factuur aan de in het eerste lid bedoelde persoon uitreiken.]

De Ondernemingskamer heeft het onderzoeksbudget vastgesteld op EUR [bedrag]. De in het vorige lid bedoelde partij is gehouden dit bedrag over te boeken op [rekeningnummer] ten name van [naam onderzoeker of kantoor waaraan deze is verbonden] onder vermelding van [facultatief].

Het tarief van de onderzoeker [en de door hem ingeschakelde hulppersonen/ kantoorgenoten] bedraagt EUR [bedrag] per [tijdseenheid].

Indien de onderzoeker voorziet dat het onderzoeksbudget onvoldoende is om het onderzoek te kunnen uitvoeren, zal hij de Ondernemingskamer onverwijld verzoeken het onderzoeksbudget te verhogen. Bij het verzoek voegt de onderzoeker (i) een staat van de inmiddels verrichte werkzaamheden, en (ii) een begroting van de kosten die de onderzoeker nog verwacht te maken.

De onderzoeker stelt partijen die in het verslag worden genoemd in de gelegenheid om opmerkingen te maken ten aanzien van wezenlijke bevindingen die op hemzelf betrekking hebben. De onderzoeker kan daartoe te zijner discretie aan een partij het gehele conceptverslag dan wel delen daaruit voorleggen.

Het bepaalde in het voorgaande lid is niet van toepassing ten aanzien van een partij die, naar daartoe ten minste tweemaal schriftelijk of per e-mail te zijn uitgenodigd, geweigerd heeft inlichtingen aan de onderzoeker te verstrekken. In de tweede schriftelijke uitnodiging voor het verstrekken van inlichtingen wijst de onderzoeker deze partij op dit gevolg van een herhaalde weigering om inlichtingen te verstrekken.

Een partij aan wie het conceptverslag voor het maken van opmerkingen wordt voorgelegd, kan binnen 14 dagen eventuele opmerkingen over het conceptverslag aan de onderzoeker kenbaar maken.

Indien de onderzoeker naar aanleiding van deze opmerkingen wezenlijke wijzigingen in het verslag heeft aangebracht, kan hij besluiten een tweede concept van het verslag aan een partij voor te leggen. De onderzoeker is hiertoe uitsluitend gehouden indien de bevindingen ten aanzien van deze partij in wezenlijke mate ten opzichte van het eerste concept zijn aangepast.

De onderzoeker is niet gehouden opmerkingen op het conceptverslag over te nemen. Indien de onderzoeker opmerkingen op het conceptverslag niet overneemt, is hij gehouden op hoofdlijnen te motiveren waarom hij daartoe niet overgaat.

De onderzoeker kan, te zijner discretie, zijn reactie op de opmerkingen van partijen op het conceptverslag aan het verslag hechten of deze reactie verwerken in het verslag.

De onderzoeker deelt aan partijen mede op welke dag hij het verslag bij de secretaris van de Ondernemingskamer heeft ingeleverd. Vervolgens besluit de Ondernemingskamer voor wie het verslag ter inzage wordt gelegd.

Met het oog op de aanvang van de termijn als bedoeld in artikel 2:355 BW zij er met nadruk op gewezen dat de beslissing van de Ondernemingskamer als bedoeld in het vorige lid op een latere dag kan plaatsvinden dan die waarop de onderzoeker het verslag ter griffie heeft ingeleverd.

Het onderzoeksprotocol heeft uit zijn aard een algemeen karakter en wordt in een vroeg stadium van het onderzoek aan partijen ter beschikking gesteld. Dit brengt inherent mee dat zich situaties kunnen voordoen die de onderzoeker op het moment van het opstellen van dit protocol niet heeft voorzien of heeft kunnen voorzien. Dit brengt mee dat de onderzoeker zich het recht voorbehoudt van dit protocol af te wijken.

De onderzoeker kan om zwaarwegende redenen op gemotiveerd verzoek van een partij de in dit protocol genoemde termijnen verlengen.

In alle gevallen die niet in dit protocol zijn voorzien, handelt de onderzoeker naar bevind van zaken.